La finalul lunii mai am fost invitată la un seminar despre o temă cât se poate de actuală: administrarea timpului. Cursul a fost susținut de către Owen Fitzpatrick, trainer și coach internațional.

Unul dintre cele mai interesante lucruri pe care le-am aflat în cadrul seminarului despre Time management (TM) a fost că atunci când vorbim despre TM, DA înseamnă de fapt NU și NU înseamnă DA.

Sună ciudat, pare ciudat, dar de fapt are sens: atunci când spui DA cuiva, unei activități neplanificate, de fapt spui NU unui lucru pe care trebuie să-l faci, pentru care ți-ai asumat deja angajamentul.

Astfel, primul pas spre un TM sănătos este să învățăm să folosim cuvântul NU (care ar trebui să devină unul dintre cele mai importante cuvinte din vocabular). Spunem NU lucrurilor care nu sunt nici urgente, nici importante, obiectivelor care nu ne privesc, activităților care nu se regăsesc în agenda noastră.

Apoi, un alt lucru demn de ținut minte a fost faptul că listele cu lucruri de făcut (clasicele To Do lists) pot fi deschise (open) sau închise (closed). Le folosesc pe amândouă și toată activitatea mea gravitează în jurul lor; așadar, militez pentru utilizarea lor.

Ideal ar fi să avem o listă deschisă în care notăm tot ce avem de făcut, tot ce ne trece prin minte. Scopul acesteia este să ne elibereze mintea. Odată notat pe listă, lucrul respectiv nu ne mai obosește. Un motiv pentru care ne simțim obosiți, deși nu am depus un efort foarte mare (fizic sau psihic) poate fi faptul că stocăm în creier tot felul de informații, ne preocupă extrem de multe lucruri, ne gândim la ce avem de făcut în viitorul apropiat sau depărtat etc. Creierul nostru lucrează chiar dacă noi dormim. De asta se întâmplă să ne trezim mai obosiți decât eram. O soluție poate fi realizarea unei liste deschise.

Nu vă lăsați intimidați de multitudinea de task-uri. Sfatul lui Owen Fitzpatrick este să te uiți pe listă, să tragic aer adânc în piept și să îți spui (zâmbind, cu voce tare) nu voi reuși niciodată să fac toate aceste lucruri. Trebuie să acceptăm că nu vom reuși să facem absolut tot ce ne trece prin minte. Lista deschisă trebuie privită ca o broșură cu toate oportunitățile ce ni se ivesc. Și dintr-o broșură nu alegem să cumpărăm tot, ci doar lucrurile cu adevărat necesare.

Următorul pas este să te concentrezi pe lucrurile cu adevărat importante și să le incluzi într-o noua listă, închisă. Aici delimitezi în timp fiecare acțiune, știi că trebuie să te ocupi de tot ce este în această listă și treci la treabă!

O altă perspectivă interesantă este cea asupra corespondenței electronice: câți dintre noi au peste 100 de mailuri în inbox? Dar peste 1000? Acum să ne imaginăm cum ar fi să avem 1000 de plicuri pe birou. Cât de productivi putem fi atunci când biroul nostru este acoperit de corespondență?

Acestea sunt doar câteva dintre lucrurile discutate în cadrul seminarului de TM. Ideea care mi-a rămas întipărită în minte în urma acestui seminar este că tot ce facem noi ține de deciziile noastre, nu de organizare. Aleg să ajung la timp sau să întârzii, în funcție de persoanele cu care urmează să mă întâlnesc; aleg să amân un proiect sau să mă ocup de el în primul rând; aleg să petrec timpul cu prietenii sau să-l petrec la birou.

Așadar, totul ține de noi! Ușor de zis, ceva mai greu de făcut.

Mădălina (Dănilă) Antohe
J`Info Training